RÉGLEMENT INTERIEUR

PREAMBULE

Vu la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif,
Vu le règlement sur les corporations canadiennes,
Vu les Statuts de YARLAADE - L’Observatoire sur la paix et la bonne gouvernance au Sahel central.
Nous, membres fondateurs, avons adopté ce présent Règlement intérieur*.

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Article 1

Valeur juridique du Règlement intérieur

Le présent Règlement intérieur complète les dispositions des Statuts de YARLAADE. En cas de conflit normatif entre les deux textes, les Statuts prévalent.

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Article 2

Convocation de l’Assemblée générale

L’Assemblée générale se réunit deux fois par année sur convocation du Comité directeur.
L’Assemblée générale ordinaire est convoquée par le Comité directeur conformément à l’article 14 des Statuts. L’ordre du jour est arrêté par le Comité directeur.
Il est tenu de convoquer l’Assemblée générale en séance extraordinaire soit à la demande du Comité directeur, soit à la demande du quart (1/4) de membres actifs au moins aux jour et heure et avec l'ordre du jour fixé par eux.
La convocation doit parvenir aux membres actifs au moins une semaine avant la date prévue de la réunion.
La convocation, contenant l’ordre du jour, se fait par écrit et envoyée par courriel au moins une semaine avant la réunion. Elle est adressée à tous les membres actifs.​

Ce délai d’une semaine peut être raccourci en cas d'urgence. Le Président apprécie l'urgence de la convocation. L'urgence doit être réelle et motivée et sera déclarée par le quart des membres présents au moins.
Lors d'une de ses réunions, l’Assemblée générale peut décider du jour, de l’heure et du lieu de la prochaine réunion si les points inscrits à l’ordre du jour n’étaient pas achevés.
Les réunions de l’Assemblée générale se tiennent au siège de YARLAADE, établi à TORONTO conformément à l’article 20 (1) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, à moins que l’Assemblée générale n'en décide autrement.
Le Président arrête l'ordre du jour. L’ordre du jour contient tous les points qui sont soumis à la délibération de l’Assemblée générale.
Toute proposition, émanant d'un membre de l’Assemblée générale doit être remise par écrit au Vice-président au moins deux semaines avant la date de la réunion. Elle est inscrite à l'ordre du jour. La proposition doit être accompagnée d'une note explicative ou de tout document susceptible d'éclairer l’Assemblée générale.

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Article 3

Droit de consultation des documents

Les dossiers complets des affaires inscrites à l’ordre du jour ainsi que les comptes-rendus de l’Assemblée générale sont tenus à la disposition des membres de L’Observatoire. Ces documents peuvent être consultés à tout moment au siège de YARLAADE.

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Article 4

Compte-rendu

Avant de prendre part à la réunion, les membres de l’Assemblée générale signent la liste de présence. Les noms des membres qui ont signé cette liste sont mentionnés dans le compte-rendu.
Il est de la responsabilité du Président et du Secrétaire général de mentionner dans le registre l’heure d’arrivée et de départ des membres.
Le compte-rendu de la réunion précédente est envoyé aux membres actifs une semaine après la rencontre.
Il est au préalable envoyé au Président pour approbation.

À l’ouverture de chaque séance, il est donné lecture des décisions prises lors de la réunion précédente. Tout membre a le droit de contester le compte-rendu.
Si les remarques sur le compte-rendu sont fondées, le Secrétaire général se charge de rédiger le compte-rendu amandé.
Le compte-rendu adopté est signé par le Président et le Secrétaire général.

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Article 5

Quorum

L’Assemblé générale ne peut délibérer que si la majorité de ses membres actifs est présente. Si l’Assemblée générale a été convoquée deux fois de suite sans que le quorum ne soit atteint, elle délibère valablement sur les points mis à l’ordre du jour après une troisième et dernière convocation, quel que soit le nombre des membres présents.

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Article 6

Présidence de l’Assemblée générale

Le Président préside l’Assemblée générale. En cas d’empêchement, il peut être valablement remplacé par le Vice-président.
La séance est ouverte et levée par le Président qui a les prérogatives de la réunion.

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Article 7

Déroulement de la réunion

Aux jours et heures fixés pour la réunion et dès que le quorum est atteint, le Président déclare la séance ouverte.
Le Président ouvre la réunion au plus tard un quart d'heure après l'heure fixée par la convocation. Si le Président n'est pas présent après un délai d'un quart d'heure, il est automatiquement remplacé par le Vice-président. Si les deux sont absents, la réunion est présidée par le Trésorier général.
Si au bout d’une demi-heure, le quorum n’est pas atteint, le Président peut reporter la réunion.
Le Secrétaire général mentionne ce fait sur la liste de présence. Les membres présents contresignent cette mention.​

Personne ne peut être interrompu pendant qu’il parle, sauf pour un renvoi au Règlement intérieur ou pour un rappel à l’ordre.
Lorsque la réunion devient tumultueuse et irrespectueuse de telle sorte que le déroulement normal du débat se trouve compromis, le Président avertit qu’en cas de persistance du tumulte, il suspendra la réunion.
Si le tumulte persiste néanmoins, il suspend ou clôt la réunion.

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Article 8

Présentation de nouveaux membres

Conformément à l’article 5 des Statuts de YARLAADE, l’Assemblée générale accueille les nouveaux membres et le cas échéant, peut refuser leur adhésion.

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Article 9

Causes de suspension, exclusion et révocation

Conformément à l’article 13 des Statuts de YARLAADE, tout membre peut être suspendu, exclu ou révoqué pour des motifs ci-après :

• Non-respect des Statuts et du Règlement intérieur

• Non-paiement de la cotisation

• Absence répétée sans justification

• Manque d’intérêt pour L’Observatoire

• Faute grave

Tout membre d’un organe qui a été suspendu est automatiquement révoqué de ses fonctions.
Tout membre d’un organe qui commet une faute grave dans l’exercice de ses fonctions est révoqué d’office.

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Article 10

Convocation du Comité directeur

Sur convocation du Président, le Comité directeur se réunit au moins une fois par mois.

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Article 11

Compte-rendu des réunions du Comité directeur

Le compte-rendu des réunions du Comité directeur est rédigé par le Secrétaire général.

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Article 12

Commissaires au compte

Les deux commissaires au compte désignés par l’Assemblée générale veillent, conformément aux articles 23 et 24 des Statuts, à la tenue de la comptabilité de L’Observatoire.

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Article 13

Cotisation des membres

La cotisation d’un membre actif est fixée à 30 dollars par mois. Le montant de ces cotisations peut être révisé par l’Assemblée générale.
Chaque membre a l’obligation de s’acquitter de sa cotisation mensuelle.
Le paiement de la cotisation mensuelle est sanctionné par la délivrance d’un reçu dont le modèle est arrêté par le Comité directeur.
Tout montant cotisé constitue le patrimoine de YARLAADE et ne peut en aucun cas faire l’objet d’un remboursement.
Toute recette provenant de cotisations mensuelles et spéciales, des dons et legs sera versée au nom de YARLAADE dans un compte ouvert auprès d’une Institution financière de la place.
Pour faciliter la collecte des cotisations, le Comité directeur a instauré le système bancaire de versement direct au compte de L’Observateur et le paiement auprès du Trésorier général.

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Article 14

Dépenses de YARLAADE

Le bon de caisse, le virement, le relevé de carte de crédit ou le chèque constitue l’unique pièce comptable pouvant autoriser la sortie des fonds et dont les signatures autorisées sont celles du Président et du Trésorier général.
Les dépenses sont autorisées par l’Assemblée générale et leur exécution rentre dans la gestion courante du Comité directeur.
Toutefois, pour certains cas jugés urgents par le Comité directeur, celui-ci peut engager les dépenses et informer l’Assemblée générale.
Toute mauvaise gestion des fonds de YARLAADE entraîne des sanctions prévues à l’article 13 des Statuts.

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Article 15

Sceau de YARLAADE

Le Secrétaire général est le responsable du sceau de L’Observatoire.

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Article 16

Siège de YARLAADE

Le siège de L’Observatoire est situé à Toronto, dans la province de l’Ontario, au Canada. Il peut ‘être déplacé dans une autre localité au Canada sur décision de l’Assemblée générale. Le Conseil d’administration peut déterminer par résolution, l’adresse du siège.

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Article 17

Condition d’adhésion

Peut être membre, toute personne vivant au Canada qui en fait expressément la demande au moyen du formulaire prévu à cet effet et qui aura reçu l’accord du Comité directeur.

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Article 18

Conseil d’administration

Le Conseil d’administration de L’Observatoire est composé des cinq membres fondateurs. Sous réserve de l’approbation de l’Assemblée générale, le Conseil d’administration peut, le cas échéant, modifier sa composition par un vote majoritaire de ses membres conformément à l’article 133 de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

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Article 19

Pouvoirs des administrateurs

Conformément à l’article 124 de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, les administrateurs ont pleins pouvoirs pour gérer les affaires courantes de YARLAADE. A cet effet, ils peuvent notamment contracter des emprunts, émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de YARLAADE ou les donner en garantie sous forme d’hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement ; garantir, au nom de L’Observatoire, l’exécution d’une obligation à la charge d’une autre personne ; grever d’une sûreté, notamment par hypothèque, tout ou partie des biens, présents ou futurs, de YARLAADE, afin de garantir ses obligations. Le Conseil d’administration peut solliciter ou recevoir des legs, présents, dons de toutes sortes, dans le but de promouvoir les objectifs de L’Observatoire.

Le Conseil d’administration peut également autoriser des dépenses au nom de YARLAADE et permettre par résolution, àun ou plusieurs membres, d’engager des employés et de leur verser un salaire.

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Article 20

Réunions du Conseil d’administration

Les réunions du Conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par les administrateurs pourvu que chacun d’entre eux reçoive une convocation par courriel envoyée au moins quatorze jours avant la réunion.
L’avis de convocation d’une réunion fait état des questions à régler tombant sous le coup du paragraphe 138(2) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
Tout administrateur peut participer à une réunion par tout moyen de communication - téléphonique, électronique ou autre – permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux ; il est alors réputé avoir assisté à la réunion.
Chacun des administrateurs présents dispose d’une voix lors de la réunion.
Une majorité des administrateurs constitue le quorum pour les réunions du Conseil d’administration.

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Article 21

Indemnisation des administrateurs et autres

Un administrateur, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenu indemnes et à couverts, à même les fonds de YARLAADE :
a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements ; et
b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours et à l’occasion des affaires de YARLAADE, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

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Article 22

Membres du Comité directeur

Le Comité directeur est composé d’un Président, d’un Vice-président, d’un Secrétaire général et son adjoint et d’un Trésorier général et son adjoint.
Les membres du Comité directeur sont élus par l’Assemblée générale pour un mandat de deux (2) ans renouvelable une fois.

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Article 23

Fonctions des membres du Comité directeur

Le Président est le chef de la direction de YARLAADE. Il doit présider toutes les assemblées de L’Observatoire et du Conseil d’administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires courantes de YARLAADE et doit veiller à l’application de tous les ordres et de toutes les résolutions du Conseil.
Le Vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du Président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le Conseil d’administration.
Le trésorier a la garde des fonds et des valeurs mobilières de L’Observatoire et doit tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes de YARLAADE dans des registres prévus à cet effet et déposer tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeurs au crédit de L’Observatoire dans une banque. Il doit dépenser les fonds de YARLAADE à la demande de l’autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre compte au
Président et aux administrateurs, lors de la réunion Conseil ou lorsqu’ils l’exigent, de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de YARLAADE. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assignera le Conseil
d’administration.
Le Secrétaire général doit assister à toutes les réunions, y agir en tant que tel et enregistrer tous les procès verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il doit donner ou faire donner des avis de convocations de toutes les Assemblées de membres et réunions du Conseil d’administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le Conseil d’administration ou le Président dont il relèvera d’ailleurs. Il est chargé de la garde du sceau de YARLAADE.
Tous les autres dirigeants doivent remplir les fonctions qu’exigent leur mandat ou le Conseil d’administration.

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Article 24

Comités

Le Conseil d’administration peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsqu’il le décidera. Le Conseil doit déterminer par résolution leurs responsabilités et leur rémunération s’il y a lieu.

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Article 25

Signature de documents

Les contrats, documents ou tous autres actes exigeant la signature de YARLAADE seront signés par deux dirigeants et engagent, une fois signés, L’Observatoire sans autre formalité. Les administrateurs seront autorisés, à l’occasion, par résolution à nommer un ou plusieurs membres au nom de YARLAADE pour signer certains contrats, documents et actes.
Le Conseil d’administration peut autoriser un courtier enregistré en valeurs mobilières à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et d’arrêter des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de YARLAADE. Le sceau de YARLAADE doit être apposé sur les contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs dirigeants nommés par résolution du Conseil d’administration.

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Article 26

Procès-verbaux du Conseil d’administration

Les membres ne peuvent consulter les procès-verbaux du Conseil d’administration. Conformément à l’article 21 (7) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, les administrateurs peuvent consulter les livres à tout moment opportun et, sur demande, en obtenir gratuitement des extraits.

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Article 27

Exercice financier

Le Conseil d’administration détermine l’exercice financier de YARLAADE conformément à l’article 172 de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

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Article 28

Modification du présent Règlement intérieur

Les dispositions du présent Règlement intérieur non comprises dans les lettres patentes, peuvent être abrogées ou modifiées par voie de règlement ou un nouveau règlement relativement aux exigences du paragraphe 197 de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif peut être adopté par la majorité des administrateurs lors d’une réunion du Conseil d’administration, et approuvé par au moins les deux tiers des membres lors d’une Assemblée convoquée dans le but d’examiner lesdites dispositions, à condition que l’abrogation, la modification ou l’adoption des dites dispositions n’entrent pas en vigueur avant son approbation par le ministre de l’Industrie.

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Article 29

Vérificateurs

Lors de chaque dernière Assemblée de l’année, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes et des états financiers de YARLAADE conformément à l’article 181 de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Le vérificateur doit faire un rapport à l’Assemblée ordinaire. Il reste en fonction jusqu’à la dernière Assemblée de l’année suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le Conseil d’administration.

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Article 30

Registre

Les administrateurs doivent veiller à la tenue de tous les registres de L’Observatoire prévus par le présent Règlement intérieur ou toute loi applicable.

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Article 31

Dispositions finales

Tous les autres cas non expressément prévus par le présent Règlement intérieur relèvent de la compétence de l’Assemblée générale.
Tous les membres de YARLAADE s’engagent à respecter scrupuleusement et intégralement le présent Règlement intérieur. Ils s’engagent également à l’appliquer strictement.
Le présent Règlement intérieur entre en vigueur à la date de son adoption par l’Assemblée générale.

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Fait à Toronto, le 28 novembre 2024

Membres fondateurs